Portfolio Officer (ODP) Trainee

  • Kolwezi, Katanga, Congo (Democratic Republic of the)
  • Banking Services

Posting Code  : RAFN°T02/11/2018

Responsable Hiérarchique   : Branch Accountant

Lieu d'affectation                  : Kinshasa

Catégorie                              : Trainee

Number of vacancy               : 1

Posting Date                         : 15/11/2018

Closing Date                        : 21/11/2018

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SOMMAIRE

L’Officier de Portefeuille (ODP) assure une fonction support pour la Branche dans l’entrée des données dans le système informatique utilisée par FINCA RDC. L’ODP a pour fonction principale : Enregistrement des données des clients dans le système en vue de la capitalisation, l’archivage et aussi fournir un service de qualité à tous les clients se présentant dans la salle bancaire.

L’ODP dépend hiérarchiquement du Manager Portfolio et fonctionnellement du Comptable de Branche dont il reporte. Ainsi donc, les fonctions suivantes leurs seront assignées dans l’exécution de leur tâches :

1.     Enregistrement des données des clients dans le système en vue de la capitalisation.

A.    Déboursement des prêts VB

  • Création des nouveaux groupes

-       Group saving

-       Group transfer

  • Création des clients dans le système et leurs comptes :

-       OAC

-       TD

  • Activation des comptes après la création
  • Analyse des comptes des clients, en vue d’assurer la réconciliation entre les données du système et celles du dossier de prêt.
  • Envoi des dossiers à capitaliser au moins un jour avant la capitalisation au Head Office (avant 15h00’).
  • Capture des photos de tous les nouveaux clients dans le système.
  • Imprimer les groups Transfer et poster les batch de remboursement chaque jour.
  • Assurer le classement des dossiers après chaque capitalisation selon les RIM.
  • Assurer le classement des batchs de remboursement.
  • Vérifier si les anciens comptes sont fermés avant d’activer le nouveau.
  • Assurer que tous les documents des clients en rapport avec sa capitalisation soient bien remplis et signés si obligé.
  • Faire rapport de toute anomalie constatée dans le compte des clients

 B.    Déboursement des prêts SGL

 Création des nouveaux groupes

-       Group saving

-       Group transfer

  • Création des clients dans le système et leurs comptes :

-       OAC

-       TD

  • Activation des comptes après la création
  • Analyse des comptes des clients, en vue d’assurer la réconciliation entre les données du système et celles du dossier de prêt.
  • Envoi des dossiers à capitaliser au moins un jour avant la capitalisation au Head Office (avant 15h00’).
  • Capture des photos de tous les nouveaux clients dans le système.
  • Imprimer le contrat en deux exemplaires.
  • Assurer la lecture des contrats et leurs signatures.
  • Remise de la copie de contrat au client.
  • Imprimer le group Transfer et poster les batchs de remboursement chaque jour.
  • Assurer le classement des dossiers après chaque capitalisation selon les RIM.
  • Assurer le classement des batchs de remboursement.
  • Vérifier si les anciens comptes sont fermés avant d’activer le nouveau.
  • Assurer que tous les documents des clients en rapport avec sa capitalisation soient bien remplis et signés si obligé.
  • Faire rapport de toute anomalie constatée dans le compte des clients

 C.    Déboursement des prêts IL

  •  Préparer la projection
  • Assurer que tous les documents des clients en rapport avec sa capitalisation soient bien remplis et signés si obligé.
  • Contacter les clients par téléphone, la veille du jour de capitalisation
  • Création des clients dans le système
  • Création des comptes des clients (OAC et TD) à capitaliser.
  • Assurer l’analyse des comptes des clients, en vue de réconcilier les données du système et celles du dossier.
  • Assurer que le prêt précédent est totalement soldé dans le système.
  • Capture des photos.
  • Postage des prêts dans le système.
  • Imprimer le contrat en vue de sa signature, pour toutes les parties concernées.
  • Assurer la lecture des contrats et leur signature.
  • Remise des copies des contrats aux clients.
  • Assurer le classement des dossiers.
  • Faire rapport de toute anomalie constatée dans le compte des clients.

    2.     Fournir un service de qualité à tous les clients se présentant dans la salle bancaire.

  •  Fournir des informations désirées par le client
  • Mettre en relation les clients et le Staff Finca
  • Ecouter les clients et les guider dans le but principal de le satisfaire 
  • Améliorer continuellement l’accueil des clients dans la Branche
  • Réduire le temps que passent les clients dans la salle bancaire 
  • Créer un bon climat d’accueil

3. Autres.

  • Préparer et envoyer le rapport de déboursement.
  • Assister la branche dans la gestion administrative des fournitures et billet d’envoi à l’hôpital

 D.    Responsabilités

  •  L’ODP doit lire, comprendre et accepter de se conformer aux standards de la politique de service clients de Finca RDC.
  • L’ODP doit être engagé dans la mission et l’esprit de l’excellence pour le Service Clientèle.
  • L’ODP doit être un contact entre le public et l’entreprise, qui peut déterminer la façon  dont une entreprise est considérée par ses clients.
  • L’officier de portefeuille doit s’assurer de la qualité des données entrées dans le système et en rapport avec les dossiers approuvés par le superviseur et le BM.
  • L’officier de portefeuille ne fera entrer les données dans le système que lors des capitalisations, tout autre changement devra être fait par l’Head office ou par lui mais avec une autorisation de la Direction FINCA RDC.
  • Toute donnée entrée dans le système doit être vraie et vérifiable.
  • L’officier de portefeuille est tenu au secret des données des clients et de l’institution, en aucun cas il peut donner les informations au client et aux tierces personnes quelque soit la raison.
  • L’officier de portefeuille est tenu de toujours faire part aux supérieurs des irrégularités trouvées dans le traitement

 E.    Compétences Personnelles et Relationnelles

 -          Maîtrise de l’outil informatique

-          planifier et organiser le travail dans les délais impartis

-          gérer plusieurs dossiers à la fois tout en prêtant attention aux détails 

-          Capacité de faire des analyses

-          Capable de travailler sous pression.

-          travailler de manière autonome et en équipe dans un environnement de travail soutenu;

-          respecter et faire respecter les normes et procédures de l’organisation 

-          Etre capable d’appuyer l’institution sur d’autres tâches à la demande des autorités.

-          Etre présent et actif dans tous les programmes organisés dans la Branche

-          Etablir et maintenir des relations avec le staff de sa Branche et avec tout le personnel FINCA RDC.

-          Esprit d’initiative et de créativité, et attitude de résolution de problèmes : savoir anticiper les situations, identifier les problèmes et proposer des solutions alternatives

-          Qualités professionnelles irréprochables : haute motivation, discrétion, confidentialité, autonomie, disponibilité professionnelle

-          Etablir et maintenir les relations avec tous les responsables des départements dans les branches et s’assurer que l’esprit d’équipe est présent  pour le bon fonctionnement de la Branche et de l’institution

-          Etre serviable vis-à-vis de clients

-          Etre accueillant et souriant

-          Canaliser la confiance qui doit exister entre l’institution et les clients.

-          Grande énergie pour supporter des longues heures de travail.

 F.    Etudes faites

      - Etre titulaire d’un diplôme universitaire de préférence en gestion, comptabilité ou  équivalent.

 

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